Délimiter le dossier avant de rassembler les pièces
Précisez l’immeuble, le sujet et la période concernés. Une pièce n’est utile que si son lien avec le dossier peut être expliqué. Les informations sur d’autres immeubles ou d’autres personnes ne doivent pas être ajoutées par facilité.
Listez les sources disponibles : signalement, courriel, compte rendu, rapport ou document transmis. Une liste d’éléments manquants permet de distinguer le dossier constitué de celui qu’il faudrait encore compléter.
Exercice entièrement fictif : l’immeuble Ensemble Démonstration A comporte un dossier Intervention EX-01, du 8 au 10 octobre 2026. Il rassemble deux rapports d’une même intervention. Ces noms, pièces, quantités et dates sont inventés ; aucune entrée n’est créée dans un registre réel.
Relier une pièce à son contexte et à sa version
Conservez la provenance déclarée, le sujet et la version de la pièce. Si un rapport est corrigé, reliez la nouvelle version à la précédente plutôt que remplacer silencieusement le fichier. La restitution doit permettre de comprendre cet enchaînement.
Dans cet exercice, un courriel fictif de l’intervenant accompagne rapport-intervention-exemple-V1.pdf : le relevé indique 36 unités. Un second courriel accompagne V2 et annonce une rectification à 42 unités. Conservez V1, V2, leurs sources et le lien de correction dans le même dossier ; ne présentez pas la quantité rectifiée comme une validation indépendante.
Contrôle de reprise : un lecteur doit retrouver quelle pièce a changé, qui en est la source déclarée et ce qui justifie la correction. Si le motif n’a pas été fourni, notez « motif à demander » ; si un document manque, ne le reconstituez pas à partir du seul nom de fichier.
Séparer les deux repères temporels
La date déclarée décrit l’événement selon les informations fournies. Le moment d’enregistrement ARCHONTE, exprimé en UTC, situe l’entrée dans le registre. L’un ne certifie pas l’autre.
Cette distinction aide à rechercher ce qui était enregistré à un moment donné. Elle ne transforme pas le registre en audit, en certification ou en horodatage électronique qualifié.
Les deux rapports de l’exercice décrivent le 8 octobre. V1 entre le 9 octobre à 10 h 05 UTC et V2 le 10 octobre à 9 h 20 UTC. Au 9 octobre à 18 h UTC, seule V1 est enregistrée ; la date déclarée de V2 ne la fait pas apparaître rétroactivement. Le guide sur les deux dates détaille ce raisonnement.
Examiner le registre sur un exemple
La démonstration ARCHONTE permet d’explorer un dossier fictif et ses repères sans inscription ni paiement. La page Syndics présente la situation métier et le parcours vers les offres.
Avant une ouverture réelle, déclarez le périmètre que vous souhaitez couvrir et vérifiez l’offre actuelle. Les pièces et décisions restent sous votre responsabilité professionnelle ; le registre ne décide pas de leur valeur.
Pour préparer une transmission, désignez le destinataire autorisé et le sujet à expliquer, puis vérifiez que la restitution reprend sources, versions, deux dates et manques. Une pièce consignée n’établit ni sa lecture ni sa réception par ce destinataire. Les restitutions disponibles dépendent du niveau choisi, présenté sur la page Syndics.
À APPLIQUER À VOTRE SITUATION
Votre fiche de préparation
Cochez les points vérifiés. Vous pourrez conserver votre fiche et revenir sur ce qui reste à examiner.
0 / 6 repères cochés.
Vos choix restent dans cette page. Rien n’est envoyé ; votre relecture reste nécessaire.
Vos questions
Un registre remplace-t-il le logiciel du syndic ?
ARCHONTE est présenté comme un registre de structuration documentaire. Il ne remplace pas l’ensemble de la gestion d’une copropriété.
L’enregistrement prouve-t-il la date réelle du signalement ?
Le repère UTC situe l’entrée dans ARCHONTE. La date du signalement reste déclarée et n’est pas certifiée par cet enregistrement.
Puis-je examiner le fonctionnement avant de choisir ?
La démonstration libre utilise des données fictives. Les offres et leur périmètre se consultent ensuite sur le site.
Une nouvelle version doit-elle effacer le premier rapport ?
Non. Conservez les deux versions, leur provenance et la relation de rectification. Le motif reste à demander s’il n’est pas documenté ; la présence d’une V2 ne valide pas son contenu.
Tous les niveaux produisent-ils un état historique à une date choisie ?
Non. Les sources, corrections et anciennes versions sont présentes dès Courante ; les PDF ciblés relèvent de Renforcée et l’état historique à une date choisie d’Approfondie. Relisez les offres actuelles de la division Syndics avant de choisir.